Kenapa Harus 5 Why?

Bagian yang menyatu dengan Kaizen adalah Analysis 5 Why (analisa lima-kenapa). Why Why Analysis (analisa kenapa kenapa) adalah suatu metode yang digunakan dalam root cause analysis dalam rangka untuk mengali penyebab masalah atau ppenyebab dari defect yang lebih mendalam secara sistematis untuk menemukan cara penanggulangan yang lebih dalam pula.

Metoda root cause analysis ini dikembangkan oleh pendiri Toyota Motor Corporation yaitu Sakichi Toyoda yang menginginkan setiap individu dalam organisasi mulai level top management sampai shopfloor memiliki skill problem solving dan mampu menjadi problem solver di area masing-masing.

Pemecahan masalah yang sebenarnya membutuhkan identifikasi akar penyebab bukan sumber masalah. Akar penyebab terletak tersembunyi dibalik sumber masalah. Sebagian besar permasalahan tidak membutuhkan analisis statistik yang kompleks, tapi membutuhkan usaha yang keras serta detail dalam memecahkan masalah. Solusi yang hanya melihat akibat tanpa menggali lebih dalam sampai pada Why terakhir, dapat berakibat solusi perbaikan yang dilakukan terlampau dangkal dan dapat dipastikan sesungguhnya masalah tersebut belumlah tuntas. Ini yang perlu dihindari.

Mengenal Konsep Trilogi Kualitas Juran

Apa yang dimasud dengan produk yang bermutu tinggi? Produk yang bermutu tinggi adalah produk yang dibuat dengan biaya yang lebih rendah. Tidak ada kerugian material karena produk reject selama proses produksi, tidak ada kerugian karena waktu dan tenaga tambahan untuk rework, tidak ada biaya penanganan klaim dan sebagainya. Sebaliknya, produk yang bermutu rendah mengakibatkan organisasi harus terbebani dengan biaya-biaya tersebut: Biaya material penggati, biaya rework, biaya penanganan komplain dan sebagainya. Biaya-biaya itu disebut cost of poor quality – biaya karena mutu rendah.

Mengenal Kaizen

Bagi kita sebagian besar pekerja  di suatu perusahaan terutama perusahaan Jepang mungkin tidak asing lagi dengan istilah Kaizen.  Kaizen (改善) merupakan istilah dalam bahasa Jepang, Kai = merubah dan Zen = lebih baik. Secara sederhana pengertian Kaizen adalah usaha perbaikan berkelanjutan untuk menjadi lebih baik dari kondisi sekarang.

Filsafat kaizen berpandangan bahwa hidup kita hendaknya fokus pada upaya perbaikan terus-menerus. Pada penerapannya dalam perusahaan, kaizen mencakup pengertian perbaikan berkesinambungan yang melibatkan seluruh pekerjanya, dari manajemen tingkat atas sampai manajemen tingkat bawah.

Dua pilar utama Kaizen adalah QCC/QCP (Quality Control Circle/Project) dan SS (Suggestion System). Budaya Kaizen di sebuah perusahaan dapat tumbuh jika ditopang oleh kedua pilar tersebut. Dan kedua pilar tersebut dibangun di atas pondasi dengan materi: Masalah

Definisi Pelanggan

Pelanggan ( customers ) adalah setiap pemakai, penerima, pengolah atau penerus dari hasil produksi atau jasa kita dengan frekuensi sering dan selama periode waktu tertentu.  Tanpa adanya track record hubungan yang kuat dan pemakaian atau penerimaan yang berulang maka hal tersebut tidak bisa kita sebut sebagai pelanggan kita.

Manajemen Perusahaan seperti LL. Bean, Freefort dan Maine dalam Vincent Gasversz (1997)  memberikan beberapa definisi tentang pelanggan, yaitu :
-   Pelanggan adalah orang yang tidak  tergantung pada kita, tetapi kitalah yang tergantung pada mereka;

-   Pelanggan adalah orang yang membawa kita kepada keinginannya;
-   Tidak ada seorangpun pernah menang beradu argumentasi dengan pelanggan;
-   Pelanggan adalah orang yang teramat penting yang harus dipuaskan;

Definisi Standard

Untuk mendapatkan suatu Mutu atau Kualitas yang baik dan dapat diterima oleh konsumen maka suatu perusahaan harus bisa menjamin produk yang mereka hasilkan. Untuk mencapai sasaran tersebut diperlukan yang namanya Standard. Kalau kita berbicara mengenai standard maka kita harus bisa mendifinisikan apa yang dimaksud dengan standard itu sendiri. Dari apa yang pernah saya pelajari, definisi standard adalah cara yang Terbaik, Termudah dan Teraman pada suatu saat tertentu. Kenapa waktunya tertentu? karena seiring dengan perkembangan teknologi maka standard pasti juga akan mengalami perkembangan.

Definisi Masalah Dan Kerugiannya

Bagi kita yang berada dilingkungan kerja terutama dibagian Produksi atau Quality pasti akan sering bertemu dengan apa yang disebut Masalah. Tetapi untuk mendifinisikan Masalah  yang berhubungan dengan perkerjaan itu sendiri dalam kata-kata mungkin banyak dari kita yang mengalami kesulitan. Berikut kita akan mencoba mendifinisikan apa yang dimaksud dengan Masalah ?

Pertama, Masalah adalah sebuah Peluang, karena dengan adanya masalah kita mempunyai suatu peluang atau kesempatan untuk menjadikan kondisi yang lebih baik. Perlu kita catat baik-baik bahwa yang disebut masalah itu tidaklah harus merupakan akibat dari kejadian buruk atau faktor eksternal. Setiap pencerahan baru dimana Anda melihat peluang pengembangan atau perbaikan akan menjadi "Masalah" bagi Anda untuk dipecahkan. Inilah kenapa kebanyakan para pemikir kreatif adalah para "Pencari Masalah" dan bukannya "Penghindar Masalah".

Ketika masalah kita anggap sebagai peluang berarti kita harus lebih Peka, Menyambut Baik, dan Menanggapi apa yang disebut masalah tadi.

Perkembangan Mutu Atau Kualitas

Mutu atau Kualitas dewasa ini sangat berperan penting terhadap kemajuan suatu perusahaan. Jauh sebelum mutu berkembang seperti sekarang ini, ternyata bangsa Mesir Kuno telah mengenal yang namanya Mutu, hal ini terbukti ketika bangsa Mesir kuno mengukur dimensi batu-batu yang digunakan untuk membangun piramida. Seiring dengan perkembangan jaman maka Mutu juga mengalami beberapa tahap perubahan, yaitu :

1. Era Tanpa Inspeksi

Era ini dimulai sebelum abad ke-18, dimana produk yang dibuat tidak memperhatikan mutu. Kondisi ini mungkin terjadi jika perusahaan tersebut tidak memiliki pesaing (monopoli).

Definisi Mutu Atau Kualitas

Bagi suatu perusahaan ataupun instasi Mutu adalah sesuatu yang harus dicapai. Dalam Kamus Indonesia-Inggris kata mutu memiliki arti dalam bahasa Inggris quality artinya taraf atau tingkatan kebaikan; nilaian sesuatu. Jadi mutu berarti kualitas atau nilai kebaikan suatu hal. 

Tetapi Definisi Mutu kalau dilihat dari sudut padang Manajemen Mutu Terpadu ( Total Quality Management ) menurut beberapa ahli adalah sbb :

1. Phil Crosby, misalnya, menyatakan mutu berarti kesesuaian terhadap persyaratan , seperti jam tahan air, sepatu tahan lama, dokter yang ahli,kendaraan yang cepat,dll. 

2. Edward Deming, menyatakan mutu berarti pemecahan masalah untuk mencapai penyempurnaan terus menerus seperti Kaizen di Toyota. Dalam hal ini berarti mutu berarti sesuatu yang kontinu, senantiasa ada perbaikan,tidak stagnan.