Kenapa Harus 5 Why?

Bagian yang menyatu dengan Kaizen adalah Analysis 5 Why (analisa lima-kenapa). Why Why Analysis (analisa kenapa kenapa) adalah suatu metode yang digunakan dalam root cause analysis dalam rangka untuk mengali penyebab masalah atau ppenyebab dari defect yang lebih mendalam secara sistematis untuk menemukan cara penanggulangan yang lebih dalam pula.

Metoda root cause analysis ini dikembangkan oleh pendiri Toyota Motor Corporation yaitu Sakichi Toyoda yang menginginkan setiap individu dalam organisasi mulai level top management sampai shopfloor memiliki skill problem solving dan mampu menjadi problem solver di area masing-masing.

Pemecahan masalah yang sebenarnya membutuhkan identifikasi akar penyebab bukan sumber masalah. Akar penyebab terletak tersembunyi dibalik sumber masalah. Sebagian besar permasalahan tidak membutuhkan analisis statistik yang kompleks, tapi membutuhkan usaha yang keras serta detail dalam memecahkan masalah. Solusi yang hanya melihat akibat tanpa menggali lebih dalam sampai pada Why terakhir, dapat berakibat solusi perbaikan yang dilakukan terlampau dangkal dan dapat dipastikan sesungguhnya masalah tersebut belumlah tuntas. Ini yang perlu dihindari.

Untuk itu metode 5 Why sering dipergunakan. Konkritnya, tanyakanlah 5 (lima) kali Kenapa? pada suatu masalah yang membutuhkan penanggulangan. Baik permasalahan besar yang rumit maupun persoalan kecil yang sederhana.  Penyelesaian masalah yang hanya seolah-olah kelihatan tuntas, dapat berakibat fatal dengan munculnya masalah yang lebih rumit dan kompleks. Terkadang kita perlu mengeluarkan biaya besar hanya karena kita lalai dan mengabaikan hal kecil. 

Terkadang untuk sampai pada akar masalah bisa pada pertanyaan kelima atau bahkan bisa lebih atau juga kurang tergantung dari tipe masalahnya. Ya, sesungguhnya tidaklah harus lima kali kita menanyakan Kenapa?. Lima kali di sini hanyalah mau menekankan agar jangan cepat puas atas solusi yang semu. Melupakannya dan menganggapnya sudah selesai. Ini bisa berbahaya karena akan sangat mungkin masalah ini akan muncul kembali bahkan dengan intensitas yang lebih besar. Ketika akar masalah sudah ditemukan maka fokus berikutnya adalah mengatasi persoalan berdasarkan pada akar masalahnya.

Berikut contoh penerapannya :
Masalahnya, oli bocor pada mesin produksi.
1. Kenapa ada oli dilantai ? ( mesin meneteskan oli )
2. Kenapa mesin meneteskan oli ? ( gasket telah rusak )
3. Kenapa gasket rusak ? ( sudah lama tidak diganti )
4. Kenapa tidak diganti ? ( tidak ada standar penggantian )
5. Kenapa tidak ada standar pengantian ? ( belum dibuat standar penggantian )

Dalam kasus ini, sepertinya dengan hanya lima kali Kenapa (tidak perlu delapan atau sepuluh kali), penyebab utamanya sudah bisa ditemukan. Dan ternyata main faktornya adalah tidak adanya standard penggantian gasket. Solusi permanent nya?,..ya membuat standar penggantian gasket.

Seandainya kita berhenti pada Why-kedua, maka kita akan mengganti gasket sebagai solusinya. Untuk sementara waktu mungkin mesin tidak meneteskan oli. Setelah itu masalah yang sama akan muncul.  Gasket akan rusak dan oli bocor lagi. Begitu seterusnya. Masalah yang sama akan terus berulang dan bahkan bisa lebih rumit kalau kita tidak mampu menemukan penyebab utama suatu masalah.

Dari studi kasus tersebut berikut beberapa tahapan umum saat melakukan root cause analysis dengan why why analysis:

1. Menentukan masalahnya dan area masalahnya
2. Mengumpulkan team untuk brainstorming sehingga kita bisa memiliki berbagai pandangan, pengetahuan, pengalaman, dan pendekatan yang berbeda terhadap masalah
3. Melakukan gemba (turun ke lapangan) untuk melihat actual tempat, actual object, dan actual data
4. Mulai bertanya menggunakan why why
5. Setelah sampai pada akar masalah, ujilah setiap jawaban dari yang terbawah apakah jawaban tersebut akan berdampak pada akibat di level atasnya. Contoh: apakah kalau ada jadwal rutin maintenance maka akan mudah buat maintenance untuk melakukan penggantian komponen secara rutin. Apakah hal tersebut paling masuk akal dalam menyebabkan dampak di level atasnya. Apakah ada alternatif kemungkinan penyebab lainnya?
6. Pada umumnya solusi tidak mengarah pada menyalahkan ke orang tapi bagaimana cara melakukan perbaikan sistem atau prosedur
7. Jika akar penyebab sudah diketahui maka segera implementasikan solusinya
8. Monitor terus performancenya untuk memastikan bahwa masalah tersebut tidak terulang lagi.

Untuk materi presentasi Anda bisa download disini !

Salam Improvement..!!!

source: buku The Toyota Way, leanindonesia.com, hardipurba.com