Definisi Dan Tujuan SOP

SOP atau Standard Operating Procedure adalah segala aturan atau prosedur tertulis yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas di suatu perusahaan, dimana semua aturan atau prosedur tersebut bersifat standar atau baku sehingga bersifat mengikat atau harus dipatuhi oleh seluruh karyawan atau pimpinan perusahaan sehingga pelaksanaan tugas (operasionalisasi) berjalan sesuai ketentuan atau harapan dan pada akhirnya menghasilkan keuntungan bagi perusahaan.

Kapan SOP diperlukan ?

1. SOP harus sudah ada sebelum suatu pekerjaan dilakukan. 
2. SOP digunakan untuk menilai apakah pekerjaan tersebut sudah dilakukan dengan baik atau tidak . 
3. Uji SOP sebelum dijalankan, lakukan revisi jika ada perubahan langkah kerja yang dapat mempengaruhi lingkungan kerja.

 

3 Kata-kata Penting terkait SOP :

Pengertian Prosedur :

Prosedur adalah istilah lain untuk tahapan atau langkah-langkah, biasanya terkait dengan suatu  proses kerja (Contoh prosedur Prosedur Pencatatan Surat Keluar, Prosedur PembelianBarang, Prosedur Perekrutan Karyawan, dan lain-lain). Prosedur dapat bersifat baku (tertulis) dan tidak baku; namun sebaiknya baku atau standar. Prosedur dapat diuraikan dalam bentuk deskripsi ataupun gambar.

Pengertian Operasional :

Operasional adalah istilah yang merujuk pada kegiatan atau kerja, biasanya merupakan hal yang terjadi di suatu perusahaan.  Operasional atau kegiatan/kerja bisa bersifat rutin dan non rutin. Setiap operasional/kegiatan juga biasanya memiliki prosedur yang dapat bersifat baku(tertulis) maupun tidak baku (tidak tertulis).

Pengertian Standar :

Standar berarti ketentuan atau  keadaan yang menjadi acuan, harus diikuti dan tidak boleh menyimpang. Ketentuan atau keadaan ini bersifat mengikat ke semua pihak.

SOP berfungsi sebagai :

1.  Pedoman karyawan dan atau pimpinan mengerjakan suatu tugas. 
2. Pedoman pimpinan melakukan pengawasan. 
3. Pembanding untuk perubahan yang lebih baik.  
4. Dasar hukum yang dapat digunakan untuk kebaikan semua pihak.

Manfaat dari SOP : 

1. SOP memastikan bahwa perusahaan memiliki proses konstan yang memenuhi standar dan semua personil mengenal proses tersebut. 
2. Dengan adanya SOP, proses akan selalu ditinjau dan diperbaharui berdasarkan dasar yang sudah ada.   
3. SOP menjamin bahwa audit yang dilakukan oleh Biro Konsultan atau sponsor tidak akan menghasilkan penemuan yang merugikan perusahaan, dan juga dapat memberi perusahaan suatu perlindungan yang legal.
4. SOP dapat mengurangi perbedaan dalam sistem, dimana perbedaan tersebut merupakan kendala dalam efesiensi produksi dan pengontrolan kualitas.
5. SOP dapat membantu dalam pelatihan karyawan baru sebagai sumber referensi. 
6. SOP dapat mempermudah dalam melakukan pelatihan silang, dimana pelatihan silang melatih karyawan dalam melakukan pekerjaan di departemen lain, dengan kata lain diluar departemen asalnya.
7. SOP dapat membantu dalam melakukan evaluasi terhadap performansi personil dan proses yang dilakukan.

Konsep Pembuatan SOP :

Kesalahan pembuatan SOP dapat menyebabkan hasil yang ingin dicapai oleh perusahaan menjadi tidak maksimal. Dalam pembuatan SOP harus memperhatikan beberapa konsep sebagai berikut :

• SOP harus ditulis dan menjelaskan secara singkat langkah demi langkah, fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kondisi yang berubah. 
• Tampilan SOP harus mudah dibaca dan dimengerti dengan cepat dan berusaha mendapatkan arus yang sebaik-baiknya. 
• Menggunakan kata kerja dalam kalimat aktif bukan kalimat pasif. Pembaca SOP diharapkan melakukan sesuatu bukan mengharap melakukan sesuatu. Contoh: "Kirim spesifikasi ke vendor" bukan " Spesifikasi dikirim ke vendor". 
• Menggunakan pernyataan positif, bukan pernyataan negatif. Contoh: " Lengkapi lembar kerja buku dan kembalikan ke pengadaan" bukan " Jangan dikembalikan sebelum lembar kerja dilengkapi". 
• Menggunakan instruksi yang singkat dan jelas dalam satu kalimat. Contoh: "Kirim buku ke bagian pengolahan". 
• Spesialisasi harus dipergunakan sebaik-baiknya, mencegah duplikasi pekerjaan dan harus ada pengecualian yang seminimum mungkin terhadap peraturan. 
• Pencegahan penulisan, gerakan dan usaha yang tidak perlu dan mencegah adanya pemeriksaan yang tidak perlu. 
• Pembagian tugas tepat dan memberikan pengawasan yang terus menerus atas pekerjaan yang dilakukan. 
• Tiap pekerjaan yang diselesaikan harus memajukan pekerjaan dengan memperhatikan tujuan.

Step Pembuatan SOP :
Terdapat tujuh step untuk mendeskripsikan suatu metode agar dapat membuat suatu bentuk SOP yang baik dan benar, sehingga mudah untuk dipahami oleh pengguna SOP tersebut. Berikut adalah tujuh step untuk membuat SOP yang baik dan benar :

1. Perencanaan tujuan awal pembuatan SOP 
Dengan adanya tujuan yang ingin dicapai, pihak manajemen dapat menyusun langkah-langkah yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut, serta dapat mengetahui dan mengevaluasi keberhasilan dari penerapan SOP tersebut.

2. Perancangan awal 

Jika bentuk SOP yang akan digunakan adalah simple steps, hierarchical steps atau graphic format, maka langkah awal yang harus dilakukan adalah membuat tahapan dari proses yang ada dan yang harus dijalankan. Jika bentuk SOP yang akan digunakan adalah flowchart, maka langkah awal yang haruss dilakukan adalah menentukan permasalahan yang akan diselesaikan.

3. Evaluasi Internal 

Setelah rancangan awal dibuat, sebaiknya rancangan tersebut dievaluasi oleh seluruh anggota perusahaan yang terlibat sehingga dapat diketahui kekurangan serta kesalahan yang terdapat pada rancangan awal tersebut dan kemudian meminta saran, kritik dan usulan yang membangun. Dengan melibatkan seluruh anggota perusahaan yang terlibat dalam SOP tersebut, maka proses pemahaman dan penerapan akan berjalan dengan lebih mudah.

4. Evaluasi Eksternal 

Pada tahap evaluasi eksternal, dibutuhkan tim penasehat yang berasal dari luar perusahaan untuk menilai rancangan yang telah dibuat dan memberikan saran, kritik dan usulan yang dapat membangun pembuatan SOP tersebut. Pihak eksternal dari perusahaan tentu dapat menilai rancangan dengan lebih objektif, dikarenakan mereka tidak terlibat langsung dalam proses penerapan SOP.

5. Pengujian

Tahap pengujian dilakukan untuk mengetahui SOP yang dibuat telah seusai dengan standard yang ditetapkan oleh pihak manajemen dan kemudian hasil pengujian dapat digunakan sebagai bahan evaluasi dalam melakukan perbaikan dan pengembangan. 

6. Perbaikan 

Setelah dilakukan tahap pengujian, dapat diketahui kekurangan dan kesalahan dalam SOP yang telah dibuat dan kemudian dapat segera dilakukan perbaikan sehingga SOP dapat berjalan dengan lebih maksimal. Pada tahap ini juga dapat dilakukan pelatihan bagi para pekerja agar dapat memanfaatkan SOP sebagai alat bantu untuk mempermudah mereka dalam menjalankan pekerjaan.

7.Implementasi

Setelah SOP selesai dibuat dan sesuai dengan standar yang telah ditentukan, kemudian dilakukan implementasi di seluruh divisi dalam perusahaan sehingga tujuan awal yang telah ditetapkan dapat tercapai dengan maksimal.

Implementasi  SOP :

Proses implementasi SOP adalah langkah yang dibutuhkan untuk  memperkenalkan SOP kepada setiap orang yang terlibat dalam SOP tersebut dan menjadikan SOP sebagai bagian penting dalam setiap proses operasi rutin. Proses implementasi harus dirancang sedemikian rupa untuk memastikan bahwa :

1. Setiap orang dalam perusahaan mendapat informasi dan penjelasan mengenai SOP yang telah diperbaiki ataupun SOP yang baru.
2. Rekapan dokumen SOP didistribusikan sesuai dengan kebutuhan dan dapat diakses dengan mudah oleh seluruh karyawan perusahaan, terutama yang terlibat langsung dalam SOP tersebut.
3. Setiap karyawan dalam perusahaan mengerti peran dan memiliki pengetahuan dan kemampuan yang dibutuhkan untuk menerapkan SOP dengan benar dan efektif termasuk pemahaman mengenai konsekuensi jika terjadi ketidaksesuaian dalam penerapan SOP tersebut.
4. Terdapat karyawan yang bertanggung jawab untuk mengawasi jalannya proses, mengidentifikasi permasalahan-permasalahan yang mungkin terjadi dan memberikan dukungan dalam proses implementasi SOP tersebut.

Salam Improvement !!! 

source: berbagai sumber