Komunikasi Efektif Dengan Horenso

Bagaimana HORENSO nya...??? itu adalah kata-kata yang sering saya dengar dari Boss (orang Jepang) ditempat saya kerja ketika ada masalah yang timbul baik itu masalah produksi, delivery, mesin ataupun masalah lainnya. Kebetulan saya bekerja disalah satu perusahaan Jepang yang bergerak dalam bidang pengecoran alumunium (die casting) dan permesinan. Selain harian ditempat kerja saya diwajibkan "HORENSO" satu minggu sekali tepatnya setiap hari Jum'at jam 13.30 dan aktivitas ini diikuti oleh semua manager atau bisa disebut horenso lintas departemen. 

Dibanyak perusahaan horenso hanya diterjemahkan sebagai memberitahu atasan dan rekan sekerja lewat surat elektronik supaya mereka tidak ketinggalan berita. Di perusahaan Toyota hal tersebut bukan dianggap sebagai komunikasi yang sepatutnya, perbaikan terus menerus hanya bisa muncul ketika konsultasi dan komunikasi terjadi secara menyeluruh dan jelas. Standard komunikasi semacam ini mengharuskan karyawan yang bertanggung jawab meluangkan waktu ekstra, memastikan karyawan lain punya akses ke penjelasan penuh dan mudah dimengerti.

Dalam sistem manajemen ala jepang, istilah hourensou (報連相 dibaca: horenso) yang terdengar seperti kata yang bermakna bayam diturunkan dari kata-kata : houkoku (報告）yang berarti melaporkan, renraku (連絡) bermakna menghubungi, dan soudan (相談) berati konsultasi menjadi dasar pola komunikasi antar anggota dalam organisasi. 

Toyota memiliki keyakinan kuat berlandaskan budaya bahwa pekerjaan bisa saling dipertukarkan, menurut keyakinan ini, kalau pekerjaan dilakukan dengan baik dan tepat, karyawan manapun yang terlatih dibidang itu seharusnya bisa melanjutkan pekerjaan yang ditinggalkan oleh orang lain, menghindarkan turunnya kualitas dan kemuduran transisi yang terjadi setiap hari dan setiap tahun. Karena itu, perusahaan banyak menghabiskan dana melatih karyawan menulis laporan terperinci-horenso-yang menjelaskan suatu tindakan dengan begitu mendetail sehingga kaau suatu hari sipembuat laporan absen dan ada karyawan lain yang harus menindaklanjutinya, informasi yang ada dilaporan itu bisa dimengerti dengan mudah.

Horenso merupakan salah satu dari "keajaiban" budaya orang Jepang selain semangat Kaizen dan prinsip 5S. Dari ketiga budaya tersebut dapat diambil kesamaannya yaitu mengutamakan kerja kelompok bukan individu dengan tujuan membentuk hubungan baik didalam organisasi dan membesarkannya.

Sebelum membahas lebih lanjut perlu kita mengetahui tujuan horenso itu sendiri yaitu menciptakan lingkungan kerja dimana segala informasi tersampaikan secara cepat dan benar, serta setiap kemajuan suatu aktivitas bisa diketahui oleh banyak orang karena adanya laporan yang intensi atau rutin. Faktor kejujuran sangat penting dalam elemen Horenso karena kita tidak akan bisa berdiskusi atau konsultasi jika informasi yang disampaikan tidak benar.

Untuk lebih jelasnya mari kita coba memaknai kata demi kata dalam istilah Horenso.

1. HOUKOKU

HOUKOKU atau Melapor merupakan media atau cara untuk menyediakan informasi dan bertukar pikiran dengan rekan kerja, atasan dan kolega. HOUKOKU adalah wajib bagi mereka dalam organisasi. Tentunya laporan yang perlu dilaporkan! Yang tidak perlu janganlah. Artinya dalam ber-houkoku adalah melaporkan kemajuan aktivitas regular atau tugas, apalagi kalau ada masalah dalam aktivitas itu, kecepatan laporan adalah hal utama.

Ada tiga aspek utama dalam melakukan HOUKOKU (Melaporkan) yaitu fakta, metode dan tujuan. Apa fakta dari suatu aktivitas, kenapa harus dilakukan demikian dengan metode atau teknik untuk mencapai suatu tujuan. Prinsip 5W+2H (what, who, when, where, why, how) dan TPO (time, place, organization) harus secara tepat dan “jujur” disampaikan. 

Karena budaya perusahaan Jepang yang progress oriented, kalau mau car-muk (cari muka) kepada atasan orang Jepang, laporkan sedetail detailnya dengan aspek 5W+2H progress dari setiap aktivitas yang ditugaskan! Saya berani jamin, sebentar lagi anda akan di-flag sebagai “orang pintar”! Daripada hanya sekedar melaporkan “hasil” yang meskipun bagus. Atasan Jepang akan lebih menghargai laporan progress dari setiap aktivitas daripada hasil! Mereka lebih terpuaskan dengan dinamika proses/kemajuan dari suatu aktivitas. Sangat berbeda dengan budaya barat (Amerika?) yang lebih result oriented. Mau bolos setiap hari, asal begitu deadline, pekerjaan selesai dan bagus! Perusahaan berbudaya barat/Amerika, masih akan menerima dan memberi anda flag “orang pintar”. Jangan harap hal tersebut anda dapatkan di perusahaan Jepang! 

2. RENKAKU

RENKAKU atau Menghubungi merupakan media atau cara memberikan informasi yang diperlukan oleh rekan kerja / bisnis, supplier dan pelanggan (customer) terhadap aktivitas yang kita lakukan. Karena dengan diketahui-nya progress dari suatu aktivitas oleh orang lain, diharapkan masukan atau ide tambahan bisa disumbangkan. Sedangkan di internal departemen terutama dalam system hierarchy organisasi, RENRAKU adalah proses pemberian informasi kepada subordinat-nya. Banyak kasus tugas yang diberikan tidak sesuai dalam pengerjaan-nya bukan karena kemampuan subordinat-nya, tetapi ketidak jelasan informasi dari atasannya! Prinsip 5W+2H tetap harus digunakan.

3. SOUDAN

SOUDAN atau Konsultasi merupakan cara mendapatkan saran / keputusan dari atasan, rekan kerja dan kolega Anda. Kesalahan, bahkan yang masih berpotensi salah, diminta untuk sering berkonsultasi! 

Sebelumnya saat belum begitu memahami SOUDAN, saya suka eneg kalau mencoba mendiskusikan sesuatu, kepada atasan Jepang. Bukannya kasih solusi, tetapi malah membalikkan pertanyaan itu ke kita. Saya pikir, ngapain dia? Gaji besar dengan fasilitas lebih masak cuma duduk doang? Kesan-nya tidak punya ide! Ternyata, mereka melatih kita untuk selalu siap mempunyai ide dalam kondisi dan permasalahan apapun, meskipun itu sangat basic! Benar juga, kita menjadi terlatih selalu siap mempunyai ide atau gagasan dalam setiap permasalahan. 

Dan memang kalau disimak terjemahan SOUDAN adalah KONSULTASI! Bukan hanya sekedar bertanya! Jadi tambah pintar khan? Terus jangan lupa konfirmasi ulang ide atau saran yang telah didiskusikan. Karena mencatat adalah juga budaya orang Jepang! Ballpoint, pensil sampai penghapus selalu menghuni kantong mereka! 

Manusia ibarat intan, semakin diasah semakin berharga. Jadi jangan takut dengan istilah HORENSO jika Anda ingin maju dan berkembang di dalam perusahaan Jepang. Mudah mudahan artikel ini bisa bermanfaat yang yang membacanya.

Untuk download dalam powerpoint bisa klik disini.

sumber: buku How Toyota Became 1, www.perjalananhati-ndoddybumi.com