Sudahkah Genba yang Kita Lakukan Efektif...???

Genba...??? mungkin istilah ini sudah sering kita dengar apalagi kalau kita bekerja di perusahaan Jepang. Seperti yang sudah kita ketahui, genba merupakan sebuah konsep yang membutuhkan perhatian manajemen dimana manajemen turun langsung ke “lapangan” untuk melihat apa yang sebenarnya terjadi.

Dengan melakukan genba atau berkunjung langsung ke tempat dimana sesungguhnya proses kerja terjadi, hal tersebut dapat memberikan manajemen kesempatan untuk mencari tahu topik atau masalah yang terkait dengan seberapa efektif fasilitas (pabrik atau kantor)  dari perspektif “lapangan” atau shop floor.

Proses genba akan memberikan hasil yang berbeda dari metrik harian yang biasa kita gunakan. Menurut Bill Kirkpatrick Senior Lean Expert dan Life Cycle Engineering, sebelum menindaklanjuti hasil yang kita dapatkan dari proses genba, ada empat hal yang harus disiapkan sebelum  melakukan Genba.

1. Tentukan tema atau topik Genba yang akan kita lakukan. Namun, hindari untuk membuat pertanyaan. Tema dari Gemba yang kita lakukan bisa berdasarkan kinerja (baik atau kurang) atau karena adanya keluhan/pujian dari pelanggan. Melakukan Genba dan menjalin diskusi dengan orang-orang akan membuat kita mendapatkan perspektif baru atau secara eksplisit menyampaikan sebuah pesan kuat: bahwa organisasi cukup peduli untuk menghabiskan waktu belajar dari orang-orang yang ada di dalam organisasi.

2. Jika perusahaan kita adalah sebuah lantai pabrik yang cukup besar, akan lebih baik jika kita menentukan rute yang akan dilewati dalam proses Genba. Hal ini bertujuan agar kita tidak
menghabiskan banyak waktu untuk berjalan dari satu area ke area lainnya. Biasanya, ketika kita sudah mendapatkan tema, itu juga akan memudahkan kita menentukan area mana yang perlu dikunjungi. Namun jika fasilitas kerja kita tidak terlalu besar, tidak ada masalah untuk berkeliling melihat dan mendengarkan apa yang dikatakan orang-orang di line produksi.

3. Cobalah untuk menemukan aktivitas waste yang ada dan mintalah masukan dari orang-orang yang terkait. Kemungkinan besar, mereka lebih mengetahui apa yang terjadi sebenarnya dibanding hasil grafik yang biasa kita lihat.

4. Ajukan juga pertanyaan terbuka. Cobalah untuk menghindari mengajukan pertanyaan yang jawabannya hanya ya atau tidak.

5. Tuliskan semua hal yang kita lihat dan dengar, dan perhatikan dengan siapa kita berdiskusi. Dan jika memiliki beberapa kesempatan berpartisipasi dalam meeting , ini adalah waktu yang tepat untuk menyampaikan hasil diskusi yang kita lakukan selama proses Genba berjalan.

Nah, setelah selesai melakukan proses gemba berjalan, agar semua hasil (input) yang kita dapat tidak berakhir dalam kertas atau pikiran saja, Bill menyarankan ada tindak lanjut agar ada perbaikan yang bisa dilakukan. Pertanyaannya, bagaimana hasil dari proses genba dapat membantu kita menentukan perbaikan apa yang harus dilakukan?

Berikut beberapa outline yang bisa membantu kita dalam menguraikan pendekatan efektif demi hasil yang genba yang maksimal, seperti disarankan Bill Kirkpatrick.

• Setelah kita menyelesaikan proses genba berjalan, cobalah untuk menyisihkan waktu untuk merefleksikan dan menangkap faktor kunci dari proses Genba tersebut. Pikirkan value apa yang bisa ditingkatkan dan aktivitas apa yang perlu dihilangkan (waste).
• Luangkan waktu untuk mengategorikan antara pikiran, temuan, dan poin-poin diskusi yang kita dapat. Dan dalam waktu seminggu atau lebih berikanlah umpan balik berupa hasil dari apa yang kita lihat dan dengar dan sampaikan juga apa rencana yang akan dilakukan manajemen untuk mengatasi masalah yang ada. Yang harus diperhatikan adalah waktu kita menyampaikan umpan balik tersebut harus memiliki cukup waktu untuk memahami masalah yang ada sehingga tidak  menyebabkan masalah lain yang lebih besar. Juga, jangan terlalu lama mengambil tindakan.
• Gunakan grafik Pareto atau grafik tren sebagai evaluasi dari waktu ke waktu, salah satu caranya dengan mengenali 8 aktivitas waste dalam konsep lean:Over Production, Over Processing, Too Much Inventory, Defects / Re-work, Waiting / Delays, Transporting, Motion, Loss of creativity.

Ketahui berapa banyak orang yang benar-benar membuat kontak dengan Kita. Hal ini bisa kita dapat dari layout yang telah kita buat saat melakukan genba berjalan di area-area yang kita kunjungi. Meskipun belum semua karyawan melakukan kontak langsung dengan kita, namun seiring waktu kita bisa mencoba untuk melakukannya kepada semua orang di tempat kerja.

• Gunakan informasi ini dengan tim manajemen sebagai bagian dari proses perbaikan terus-menerus (continuous improvement). Topik atau isu-isu yang dibahas atau hal-hal yang kita lihat selama proses genba harus diselaraskan (align) dengan penilaian kinerja operasional, dan ini harus menjadi salah satu dasar dalam mengerjakan projek di masa depan untuk meningkatkan keselamatan, kualitas, biaya dan pengiriman.
• Lakukan juga tindak lanjut dengan individu-individu yang menawarkan wawasan kunci atau yang mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang membuat kita butuh waktu lebih untuk menjawabnya.
• Setelah kita cukup memahami bagaimana proses genba berjalan, cobalah untuk mendorong orang lain dalam tim manajamen kita untuk melakukan proses genba seperti yang kita lakukan.

Untuk memastikan kita mendapatkan hasil maksimal dari genba yang sudah lakukan, pastikan juga kita memiliki proses yang baik, baik saat persiapan, pelaksanaan maupun setelah genba dilakukan. Proses tindak lanjut pasca genba berjalan, akan memberikan hasil yang lebih efektif dan tindakan perbaikan yang bermanfaat serta membuat genba yang kita dan tim manajemen lakukan ke depannya menjadi lebih baik.

sumber : shiftindonesia.com